Deutschland, geeint als Homeoffice-Land, gehörte bisher nicht zum Selbstverständnis der Deutschen. Doch Corona hat vieles verändert, auch die Einstellung zu neuen Arbeitsformen wie Hybrid-, Mobile- oder Distance-Work. Teilweise war die Arbeit von zu Hause aus sogar gesetzlich vorgeschrieben. Nach Zahlen des Ifo-Instituts arbeitete jeder dritte Beschäftigte zeitweise im Homeoffice.
Ohne die schnelle Digitalisierung wäre dies oft nicht möglich gewesen. Die Geschichten sind jetzt Teil der anekdotischen Fundgrube der Arbeitswelt: Dieser Elite-VPN-Zugang für das Management hat sich in nur wenigen Tagen verzehnfacht; wie ein Unternehmen in einer Woche Zehntausende von Arbeitsplätzen in der Cloud geschaffen hat; diese Produktivität selbst nahm ohne die ständige Überwachung durch den Kopf stark zu.
Das Zuhause ist, wo das Büro ist
Allerdings ist die Verbreitung neuer Arbeitsformen recht gering. Das ifo Institut hat das Potenzial des Homeoffice auf rund 56 Prozent der Arbeitsplätze geschätzt. Die Realität: Anfang 2022 waren rund 28 Prozent der Belegschaft im Homeoffice. Sie nutzt das Potenzial vieler Führungskräfte, der Belegschaft zu misstrauen, nicht aus: „Hier macht keiner etwas unbeaufsichtigt.“ Aber auch auf der anderen Seite gibt es Hindernisse, wie das Fehlen eines separaten Büros oder eines komfortablen digitalen Arbeitsplatzes.
Doch die Haltung der Unternehmen ändert sich langsam, auch im konservativen Mittelstand. Laut einer Studie des Stuttgarter Instituts für Management und Innovation wollen die meisten Arbeitnehmer und Arbeitgeber kleiner und mittlerer Unternehmen nicht mehr in den Zustand vor der Pandemie zurückkehren. Ideal ist für die meisten „Hybridarbeit“: zwei bis vier Tage Homeoffice, der Rest der Woche klassische Büroarbeit. Dieses Umdenken ist auch darauf zurückzuführen, dass viele Menschen nach Möglichkeiten suchen, dem anstrengenden und zeitaufwändigen Pendeln zu entkommen.
In zwei Jahren Crown haben viele Arbeitgeber gelernt, dass das Arbeiten von zu Hause aus Vorteile hat. In sieben von zehn Unternehmen war die Mitarbeiterproduktivität gleich oder sogar höher als bei ständiger Präsenz. Zudem wächst die Mitarbeiterzufriedenheit und viele Unternehmen glauben, dass liberale Homeoffice-Regelungen ihr Geschäft für Bewerber attraktiver machen. Und natürlich gibt es Einsparpotenziale bei Büromiete, Reisekosten und dem CO2-Fußabdruck.
Diese Vorteile können mittelständische Unternehmen jedoch nur nutzen, wenn ihre Belegschaft über die richtige technische Ausstattung für den Heimarbeitsplatz und eine komfortable Infrastruktur für Präsenzzeiten verfügt. Unternehmen benötigen eine ausgewogene Kombination aus Cloud Computing und On-Premises-IT, die die Unterscheidung zwischen On-Premises- und Off-Premises-Arbeit verwischt.
Drei verschiedene Modelle
Virtuelle Arbeitsplatzlösungen, die weltweit als Takeaways funktionieren, sind gefragt. Dafür gibt es drei verschiedene Modelle. Sie nutzen eine Vielzahl cloudbasierter Tools und sind grundsätzlich für alle Unternehmensgrößen geeignet. Das erste Modell eines digitalen Arbeitsplatzes ist die Piñata. Als Start-up besteht es aus vielen interessanten und innovativen Cloud-Tools. Die Bandbreite an passenden Lösungen ist riesig und deckt die unterschiedlichsten Aufgabenstellungen ab.
Allerdings wirken solche digitalen Jobs für Menschen, die an klassische Computerlösungen mit ihrem administrativen Aufwand und bürokratischen Aspekt gewöhnt sind, etwas verworren und undurchsichtig. Deshalb eignet sich das Dickschiff-Modell am besten für eher traditionelle mittelständische Unternehmen. Denn eine einheitliche IT-Infrastruktur mit Standardanwendungen steht auch als vollvirtuelle Cloud-Lösung zur Verfügung.
Unerwünschte Werbung: Das Anwendungspaket von Microsoft 365 ist konkurrenzlos. Derzeit gibt es kaum eine gleichermaßen komplette Alternative, die weltweit eine gleichbleibend hohe Servicequalität bietet und alle Anforderungen von Unternehmen erfüllt. Wer diesen Service bucht, kann bequem auf dem Computersofa sitzen. Microsoft hat sein Angebot jetzt in einem gigantischen Ausmaß auf die Cloud ausgeweitet: Es bietet Geschäftsfunktionen für Warenwirtschaft, Warenwirtschaft (ERP) und Automatisierungstools. Zu allem Überfluss gibt es auch noch ein eigenes Corporate Social Network (Yammer).
Aber das große Schiff hat einen Nachteil: Es erfordert einen Kapitän, der die IT-Strategie und eine ganze Crew überwacht. Das technische Management und die Administration des Dienstes erzeugen beim Einsatz vieler Module den Aufwand umfangreicher Infrastrukturen.
Als modulares System
Für große und mittelständische Unternehmen ist das sicherlich kein Problem, aber viele mittelständische Unternehmen wollen das Beste aus ihrer eigenen IT herausholen; schließlich haben sie immer noch ihr Hauptgeschäft. Das dritte Modell ist das Richtige für sie, der sprichwörtliche „Alleskönner“. Auch hier beteiligt sich Microsoft, stellt aber nur einen Teil davon zur Verfügung. Im Übrigen gibt es am Markt eine Vielzahl von Systemhäusern und Dienstleistern mit einem breiten Angebot an Managed Services für Microsoft-Lösungen, aber auch für andere Tools.
Ein typischer Anbieter bietet komplette Workstations an, die Endgeräte, Bürolösungen und zusätzliche Computerdienste umfassen. Es funktioniert wie ein Baukastensystem: Der Kunde wählt die Komponenten der digitalen Jobs aus, der Dienstleister kümmert sich um den Rest. Der große Vorteil der Managed Services: Sie eignen sich bereits für kleinere Unternehmen mit einigen Dutzend Mitarbeitern und ohne große IT. Ausrüstung. Denn viele Cloud-Lösungen sind einfach zu bedienen, aber nicht einfach einzurichten. Wenn Sie hier die falschen Optionen wählen, können Sie eine sehr unsichere Computerinfrastruktur schaffen, die dem nächsten Cyberangriff ohne Widerstand zum Opfer fallen wird.
Sehminderung: Nicht nur Büroarbeit
Mit den drei beschriebenen Modellen lassen sich alle Anforderungen an einen virtuellen und digitalen Bürojob erfüllen. Aber was ist mit Menschen, die nicht einmal an ihrem Schreibtisch sitzen, weder zu Hause noch anderswo? Auch dafür gibt es spezielle Lösungen. So nutzt beispielsweise der Heizungshersteller Viessmann eine Anwendung, um die gesamte Belegschaft zu informieren und die Urlaubs- und Schichtplanung zu erleichtern.
Auch die Werkstatt lässt sich zumindest teilweise in einen digitalen Arbeitsplatz umwandeln, zum Beispiel mit Virtual-Reality (VR)-Datenbrillen, wie sie der Maschinenbauer Stöber in Witten einsetzt. Es visualisiert damit seine Antriebssysteme während der Entwicklung und macht teure Prototypen und Testsysteme überflüssig. Werker und Techniker testen den gesamten Virtual-Reality-Arbeitsplatz, sammeln virtuell Werkzeuge ein, kontrollieren die Verschraubung und jeden Arbeitsschritt. Der Vorteil für Stöber: Der Entwicklungsaufwand reduziert sich von einem halben Jahr auf wenige Tage.
Ein ähnliches digitales Werkzeug für Jobs im Geschäft sind Augmented Reality (AR)-Brillen. Anders als Virtual Reality schaffen sie keine immersive Umgebung, sondern zeigen Informationen im Sichtfeld des Nutzers an. Sie werden beispielsweise verwendet, um Support-Informationen von einem Techniker an eine Person vor Ort weiterzuleiten.
Diese Lösungen ergänzen Industriearbeitsplätze um digitale Elemente, die Prozesse rationalisieren und vereinfachen. AR-/VR-Brillen machen die Abstimmung von Terminen und Fahrtrouten bei Inbetriebnahmen, Wartungen und Reparaturen überflüssig. Digitale Tools basieren auf der Nutzung der Cloud, können aber nicht wie bei der Büroarbeit den gesamten Arbeitsplatz virtualisieren. Aber sie nehmen sich viel Unterstützung und geben dem Laden genug digitalen Touch.
Ich ziehe um, also bin ich verärgert
Arbeiten heißt unterwegs sein, zumindest für die meisten Deutschen. Laut Statistischem Bundesamt mussten im Jahr 2020 etwa 60 Prozent der Beschäftigten ihren Wohnort verlassen, um zur Arbeit zu gehen. Die überwiegende Mehrheit fährt nur etwa eine halbe Stunde, aber fast eine Viertel- bis Stunde. Das ist in vielerlei Hinsicht ein Problem, denn es kostet Leben und Freude, Arbeitsproduktivität, immer mehr Geld und fördert den Klimawandel.
Laut einer Greenpeace-Studie sinken die CO2-Emissionen des Straßenverkehrs um rund 5,4 Millionen Tonnen pro Jahr, wenn 40 Prozent der Beschäftigten an zwei Tagen in der Woche von zu Hause aus arbeiten. Dies macht 18 Prozent aller Emissionen aus, die durch das tägliche Pendeln verursacht werden. Hier sind innovative Lösungen gefragt, wie zum Beispiel die aus der Start-up-Szene stammenden Konzepte des Coworking und Desksharing.
Sie sind leicht auf andere Unternehmen übertragbar. Sie können dazu beitragen, den Weg ins Büro zu vermeiden oder zumindest zu verkürzen. Auch wäre es naheliegend, nicht alle Mitarbeiter an einem Ort zu konzentrieren, sondern beispielsweise dezentral Arbeitsplätze anzumieten. Plattformen wie Independesk verhandeln kostenlose Arbeit mit speziellen Anbietern, aber auch in Hotels oder Unternehmen, die ihre kostenlosen Büros zur Verfügung stellen.
Diese Konzepte funktionieren jedoch nur, wenn sich genügend Arbeitgeber und Arbeitnehmer beteiligen. Wenn dezentrales, hybrides Arbeiten zum Alltag gehört, sind Shared Desktop Services in vollem Gange. Zweifellos profitieren die Mitarbeiter ebenso wie die Umwelt.
Die Geheimwaffen des Arbeitsplatzes von Start-ups
Mammutlösungen wie Microsoft 365 bieten alles, aber diese Vielfalt lässt sich gut bezahlen. Wer einen günstigen virtuellen Arbeitsplatz nutzen möchte, findet mittlerweile auf dem Cloud-Markt nützliche Tools, die vergleichsweise günstig oder sogar kostenlos sind.
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