Die aktuellen Ereignisse in Europa erhöhen das Sicherheitsbedürfnis auch in Unternehmen. Infolgedessen sind Cybersicherheit und sichere Kommunikation sowohl innerhalb einer Organisation als auch mit externen Stakeholdern immer wichtiger geworden. Unternehmen sind auf dem Laufenden, um auf unvorhersehbare Notfälle und Krisen vorbereitet zu sein.
Denn dann braucht es schnelle Reaktionen, klare Informationen und konkrete Anweisungen in der Kommunikation. Nur so können Unternehmen die Unsicherheiten ihrer Mitarbeiter, Partner und Kunden beseitigen und weiterhin selbst handlungsfähig bleiben. Ziel sollte es sein, die digitale Resilienz zu erhöhen und eine Kommunikation auf Basis eines Konzepts der Zero-Trust-Sicherheit aufzubauen.
Ob echte Notfälle oder digitale Cyberkrisen durch Hackerangriffe, auf beides müssen sich Unternehmen entsprechend vorbereiten und schützen. In diesem Zusammenhang gewinnen die Themen Digital Resilience, Zero Trust und Notfallkommunikation neue Bedeutung. Gleiches gilt für digitale Kommunikationslösungen, die als primäres Kommunikationsmittel sicher funktionieren und in Notsituationen kommunikativ unterstützen sollen. Unternehmen werden sich dessen immer bewusster. Daher suchen sie nach sicheren digitalen Kommunikationslösungen, die auch bei Telefon- und Stromausfall funktionieren und Teams, Abteilungen oder das gesamte Unternehmen in einer Krisen- oder Notfallsituation zusammenarbeiten lassen. Dem Wunsch, die Sicherheit zu erhöhen, wird mit Plattformen begegnet, die sich auf das gesamte Krisenmanagement konzentrieren, oder mit Lösungen, die durch spezifische Funktionen für eine reibungslose Kommunikation sorgen. Gleichzeitig sind kostenlose Messenger wie WhatsApp & Co. werden aus Datenschutzgründen zunehmend vermieden. Aber auch bei UC&C-Tools wie Microsoft Teams und Zoom stoßen Unternehmen zunehmend an Funktions- und Compliance-Grenzen.
Digitale Kommunikationslösung + Zero-Trust-Architektur = größere digitale Widerstandsfähigkeit
Organisationen, die eine spezialisierte Kommunikationslösung für Unternehmen nutzen, sind nicht nur deutlich krisenfester, sondern auch digital widerstandsfähiger. Das bedeutet, dass sie angesichts komplexer und zunehmend unberechenbarer Risiken in digitalen und informationstechnologischen Kontexten eine stärkere Widerstands- und Regenerationsfähigkeit haben. Noch mehr Schutz wird basierend auf einem Zero-Trust-Sicherheitsprinzip geboten. Zero Trust bedeutet, die Dienste, Geräte und Benutzer Ihres eigenen Netzwerks als extern zu behandeln. Gemäß dem Zero-Trust-Sicherheitsprinzip ist es wichtig, alle verfügbaren Datenpunkte in die Authentifizierung und Autorisierung einzubeziehen, Benutzerrechte einzuschränken und den Zugriff auf das Segment zu minimieren. Das kann bei einer digitalen Kommunikationslösung beim Hosting beginnen und über die Benutzerverwaltung bis hin zur Zwei-Faktor-Authentifizierung und Standortaktivierung gehen. Auf diese Weise müssen Hacker nicht nur eine, sondern viele Hürden überwinden, um an Daten zu gelangen oder Schaden anzurichten. Eine digitale Kommunikationslösung nach dem Zero-Trust-Sicherheitsprinzip ist eine unverzichtbare Stärkung der digitalen Resilienz.
Die Säulen einer digitalen Kommunikationslösung
Wie bereits erwähnt, sind digitale Kommunikationslösungen weit mehr als DSGVO-Compliance und -Compliance. Sie müssen auch in Krisen- und Notsituationen richtig eingesetzt werden können. Dabei spielt die funktionale Qualität eine entscheidende Rolle. Eine digitale Kommunikationslösung muss auf den folgenden drei Säulen stehen: Sicherheit, Geschwindigkeit und Notfallfunktionen. Letzteres kann in Krisen- und Notfallsituationen entscheidend sein. Daher ist die Kommunikationsgeschwindigkeit ein wesentlicher Faktor. Für die Krisenkommunikation ist es wichtig, mobile Endgeräte und digitale Lösungen inklusive der richtigen Features bereitzustellen, bevor eine Ausnahmesituation eintritt. Um alle Beteiligten gleichzeitig optimal zu schützen, sind die wesentlichen Sicherheitsanforderungen in Krisen und Notfällen unerlässlich. Dazu gehören maximale Datensicherheit, größtmögliche Datensouveränität und das Arbeiten auf Basis von Zero Trust. Zudem erfordert die Bewältigung von Ausnahmesituationen ein hohes Maß an logischem Verständnis. Es ist entscheidend, das Geschehen aus funktionaler Sicht zu betrachten. Je einfacher die Lösung zu nutzen ist, desto früher werden alle informiert.
Nur wenn eine Kommunikationslösung diese drei zentralen Aspekte berücksichtigt, unterstützt sie Krisen- und Notsituationen, indem sie einen flüssigen Informationsaustausch vor, während und nach ermöglicht. Dazu gehören auch Mitarbeiter, Stakeholder und Kunden.
In drei Schritten gut auf Krisen- und Notsituationen vorbereitet
Um mit Ausnahmesituationen optimal umzugehen, hat sich ein dreistufiges Vorgehen gezeigt:
Schritt 1: Erstellen Sie einen Krisen- und Notfallkommunikationsplan
Das erste, was zu tun ist, ist einen Notfall-Kommunikationsplan zu erstellen. Typische Krisen- und Notfallsituationen sind zum Beispiel fehlerhafte Produktion, Mitarbeiterunfälle, Umweltkatastrophen und zunehmend auch Hackerangriffe. Der Business Continuity Manager ist für die Entwicklung des Notfallkommunikationsplans verantwortlich. Der Zweck des Plans ist
- alle Betroffenen – vom einzelnen Team über die gesamte Belegschaft bis hin zur gesamten Organisation –
- unabhängig von Ihrer Arbeitssituation, ob im Büro, Home Office, unterwegs zum Firmengelände oder mobil im Außendienst
- kurz und prägnant über eine Krisen- oder Notsituation informieren und gleichzeitig Gelegenheit zum Austausch schaffen
- und den Schaden für das Unternehmen so gering wie möglich halten.
Gleichzeitig listet ein Notfall-Kommunikationsplan Personen auf, die im Notfall als Krisenstab fungieren. Zum einen wird festgehalten, welche Prozesse intern durchgeführt werden müssen. Zum anderen sorgt es für eine verlässliche Kommunikation zwischen Mitarbeitern und Unternehmen und umgekehrt. Hinter dem Plan stehen die richtigen Lösungen, die den Prozess in Gang setzen und dafür sorgen, dass alles reibungslos läuft. Es ist außerdem ratsam, den Notfallkommunikationsplan mindestens einmal jährlich zu überprüfen.
Schritt 2: Setzen Sie die Theorie in die Praxis um
Standard-Kommunikationstools eignen sich zwar für die alltägliche Unternehmenskommunikation, sind aber nicht für Krisen- und Notsituationen ausgelegt. Denn UC&C-Tools wie Microsoft Teams und Slack bieten hierfür keine zusätzlichen spezialisierten Features. Aber auch kostenlose private Messenger wie WhatsApp und Telegram sind aufgrund fehlender Notfallfunktionen und der Ablehnung des Zero-Trust-Sicherheitsmodells zu meiden. Es ist besser, Mitarbeiter mit einer digitalen Kommunikationslösung auszustatten als
- es ist einfach und intuitiv zu bedienen,
- bietet durchdachte Zusatzfunktionen für Krisen- und Notfallsituationen,
- und lässt keine Sicherheitslücken, d.h. es garantiert maximale Sicherheit und Datenhoheit.
Schritt 3: Bestimmen Sie eine digitale Kommunikationslösung
Ziel einer digitalen Kommunikationslösung für Krisen- und Notfallsituationen sollte es immer sein, eine uneingeschränkte Kommunikation in Echtzeit für einzelne Teams, die gesamte Belegschaft, die gesamte Organisation und externe Stakeholder wie Lieferanten, Kunden oder andere Unternehmen zu ermöglichen. Da sich das Smartphone als wichtigstes Endgerät für die mobile Kommunikation etabliert hat, empfiehlt sich die Integration einer Instant-Messaging-Anwendung, die ausgefeilte Notfallfunktionen bietet. Das beinhaltet
- Alerts, um schnell zu warnen und Feedback von Betroffenen zu erhalten.
- Themen zur Information der Betroffenen von Krisen- und Notsituationen.
- Statusmeldungen, um im Notfall Anweisungen zu geben und die nächsten Schritte zu beschreiben.
- Drücken Sie zum Sprechen, um eine direktere Sprachkommunikation zu ermöglichen und den Betroffenen näher zu sein.
- Gruppenchats zur Vereinfachung des Austauschs zwischen Mitgliedern des Krisenstabs durch vordefinierte Kreise und Listen.
- Föderierte Chats und Gastzugriff, um die Kommunikation und Zusammenarbeit mit Partnern, Anbietern und Anbietern sicherzustellen.
- Live-Standort, damit Sie Ihre aktuellen Standorte teilen können.
Ein sicherer Messenger, der all das hat und zudem eine sichere, stabile und unabhängige Serverumgebung bietet, garantiert den bestmöglichen Austausch und die schnellstmögliche Interaktion: vor, während und nach einer Krisensituation.
Fazit: Reagiert optimal auf Krisen und Notfälle mit größerer digitaler Resilienz
Um sowohl auf reale Notfälle als auch auf Cyberangriffe besser vorbereitet zu sein, brauchen Unternehmen vor allem eines: digitale Resilienz. Diese wiederum können auf Basis eines Zero-Trust-Sicherheitsmodells verstärkt werden. Insbesondere bereits eingesetzte oder geplante Lösungen müssen Zero-Trust-Anforderungen erfüllen. Folglich ist für Unternehmen eine digitale Kommunikationslösung von Zero Trust unerlässlich, die Krisen- und Notfallpläne unterstützt und so den Informationsfluss zu jeder Zeit und an jedem Ort sicherstellt und den Schutz der Mitarbeiter gewährleistet.